Teoretycznie rzecz ujmując, do biura udajemy się w dwóch rolach: jako pracownicy firmy najmującej lokal oraz jako (z reguły) potencjalni klienci zainteresowani ofertą danego przedsiębiorstwa. Zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku stukamy się z wyposażeniem wnętrz, które może wpłynąć na nasz nastrój. Jeżeli na małej przestrzeni będzie znajdowało się zbyt wiele sprzętów i mebli, pracownik zajmujący stanowisko w takim środowisku – podobnie jak odwiedzający go klient – będzie się czuł przytłoczony. W przeciwieństwie do biura przestronnego, z widokiem na miasto, sprawiającego wrażenie nieograniczonej wolności i swobody. Odpowiednie zagospodarowanie przestrzeni jest niezwykle istotnym elementem w życiu zawodowym i każdy pracodawca powinien przywiązać do tego dużo uwagi.
Religie Wschodu określają to mianem feng shui – chodzi o taką aranżację wnętrza (Wrocław), aby można było uwalniać pokłady wewnętrznej energii, aby przepływana ona swobodnie i łączyła się z otoczeniem. Mimo że wydaje się to nieco abstrakcyjne, ma swoje zastosowanie również w architekturze wnętrz. Projektanci szczególnie często kładą nacisk na przestrzeń – aby była dobrze oświetlona, niezbyt obciążą różnego rodzaju meblami i niepotrzebnymi bibelotami. Takie stanowisko pracy sprawa wrażenie chaotycznego, przez co wprowadza niepokój i trudniej jest wywrzeć odpowiednie wrażenie na klientach. Dobrze zorganizowana praca to dobrze zorganizowane biuro. Każdy producent mebli biurowych zdaje sobie z tego sprawę, dlatego przywiązują oni szczególną wagę do funkcjonalności powiązanej z estetyką. Rezultatem ich poczynań są linie właściwie zaprojektowanych mebli o stonowanych kolorach, nie rozpraszające uwagi podczas długich godzin spędzonych nad dokumentami.
Ich drugorzędnym – choć niemniej ważnym – zadaniem jest ukojenie nadszarpniętych nerwów. Unikanie krzykliwych kolorów to w tym wypadku konieczność. Zachowanie i uwydatnienie naturalnej barwy może także służyć podniesieniu prestiżu produktów, jak i oferowanych w konkretnym lokalu usług. Warto o tym pamiętać szczególnie, gdy zależy nam na wywarciu odpowiedniego wrażenia na kliencie – jeżeli wykonujemy zawód kojarzony z elegancją, trudno sobie wyobrazić, aby zajmować biuro, w którym znajdują się plastikowe krzesła. To nie tylko negatywnie wpłynie na opinie klientów, ale również samych pracowników, którzy nie czując wagi stanowiska, mogą podchodzić do niego z lekceważeniem, co bezpośredni przedkłada się na jakość pracy.
O tym wszystkim musi pamiętać każdy producent mebli biurowych – ci mający na uwadze wszystkie te czynniki jedynie zyskają.